12 keinoa mitata tapahtuman onnistumista

Useimpia seminaareja ei pitäisi järjestää. Ei alku- väli- eikä loppuseminaaria, eikä edes kickoffeja.

Hyvänen aika kuinka monta sote-maakuntakierrosta on kahden viime vuoden aikana on järjestetty, kun joka ministeri on halunnut pitää omansa ja niiden päälle on vielä iso liuta muita. Aikaa ja pullaa on kulunut.

Ihmisillä ei ole aikaa osallistua seminaareihin, eikä varsinkaan päättäjillä

Moni seminaari on tarkoitettu ”päättäjille ja organisaation ylimmälle johdolle” ajatuksella, että tärkeä asia valuu johtajalta kauniisti koko organisaatioon. Paikalla istuu kuitenkin meitä normiduunareita tai korkeintaan keskijohtoa.

Vaatii nimittäin aikamoista houkuttelua saada johtaja istumaan kuuden tunnin tilaisuuteen, tai edes puoleksi päiväksi. Puhujana tai panelistina hän saattaa tulla pistäytymään. Monelle vaikuttaa olevan jopa tärkeä osoittaa, ettei ehdi jäädä istuskelemaan kun oma huki on hoidettu.

On olemassa ekologisia ja tehokkaampia tapaamismuotoja

Asun ja työskentelen Helsingissä. Tänne seminaareihin tulee helsinkiläisiä, espoolaisia, tuusulalaisia, joskus joku jopa Hämeenlinnasta tai kaukaa Tampereelta. Porukka on lievästi sanottuna pääkaupunkikeskeistä, vaikka otsikko sanoisikin muuta.

Nykyisin on järkevämpiä, globaaleja ja ekologisia tapoja kokoontua – netissä nimittäin.

Tapahtuman järjestämisessä on valtavasti työtä

Merkittävä syy, miksi jarruttelen intoa tapahtuman järjestämiseen, on niihin liittyvä kova työ. Järjesteltävää on paljon. Jos käytännön hommiin ei saa apua, tarkoittaa se pahimmillaan, että ilmoittautumislomaketta väkertää, kahveja tilaa ja nimilaput tulostaa väitellyt tohtori iltapuhteenaan.

Ja ahkera on oltava, sillä jos seminaari on huitaisten järjestetty, se on kaikille hirveää ajanhukkaa.

Paasauksestani huolimatta, kyllä joitakin tapahtumia vielä tarvitaan. Niitä sote-kierroksiakin. Uudistuksessa on kyse sen kaliiberin muutoksesta, että yhteistä ymmärrystä on luotava, vaikka se tarkoittaisi housunpersuksen kuluttamista useammassakin seminaaripenkissä.

Mutta tapahtumia pitää arvioida. Oliko tilaisuus onnistunut? Mistä tiedät? Et kai luota ”kivaan tunnelmaan” ja parin kohteliaan seminaarivieraan kiitokseen?

Palautelomake ei yleensä riitä. On olemassa muitakin mittareita. Fiksu mittari on S.M.A.R.T. eli…

  • Specific – Tarkka
  • Measurable – Mitattavissa
  • Achievable – Saavutettavissa (tietojen pitää löytyä)
  • Realistic – Realistinen
  • Time-bound – Aikaan sidottu, olennainen juuri nyt

Mittari liittyy aina tavoitteeseen

Kuvitellaan, että järjestän tapahtuman, jonka tarkoituksena on saada asiantuntijat viestimään paremmin. No se on aika mahdoton mitattava: ”viestimään paremmin”. Maailmaa halaava tavoite on pakko pilkkoa konkreettisemmaksi.

Siksipä järjestän mielikuvitustapahtuman, jonka tavoitteena on

  • purkaa kiireisen asiantuntijan viestintäahdistusta ja tuoda viestintään rentoutta ja hauskuutta, mutta kuitenkin suunnitelmallisuutta
  • testata ja saada palautetta tekemästäni viestinnän suunnittelun mallista

No niin. Tapahtumassa kaikkien osuuksien pitäisi ajaa nyt näitä asioita: suunnitelmallisuutta, hauskasti ja rennosti, saada palautetta jutustani.

Mutta oikeastaan minun piti kirjoittaa mittaamisesta. Kokosin keinoja, joilla tapahtuman onnistumista voi mitata.

Miten mitata tapahtuman onnistumista? Noin 12 ideaa

Yleisön määrä ja laatu

Tuliko paikalle heitä, joita tavoiteltiin? Vai joitakin ihan muita? Miksiköhän?

Tavoitteessa voi olla tarkka, siinäkin on oma hauskuutensa. Tapahtuma Pirkanmaalla. Pirkanmaalla on 22 kuntaa, joista 12 kaupunkia. Tavoite voisi olla vaikkapa että suurimmista kaupungeista saadaan pari osallistujaa ja pienemmistä kunnista yksi johtavassa asemassa oleva.

Tärkeimmät henkilöt kannattaa kutsua henkilökohtaisesti ja voi myös mainita, että naapurikunnasta on jo väkeä tulossa.

Palaavien asiakkaiden osuus

Jos tapahtuma on toistuva, on edelliskertainen tyytyväinen kävijä helpoin kutsuttava seuraavaan tapahtumaan. Tämän takia – samoin kuin markkinoinnin helpottamiseksi – tapahtumien sarjoittaminen voi olla hyvä idea.

Palautekysely

Palautekysely on tapahtumien peruskauraa.

Siihen kannattaa sisällyttää Net Promoter Score -kysymys, eli se tuttu: ”Kuinka todennäköisesti suosittelisit tapahtumaa ystävällesi tai työkaverillesi” asteikolla 0-10. Vaikka sitä joskus kritisoidaan, on se standardi, vertailtavissa ja ymmärrettävä.

Palautekyselyn ei ole pakko olla paperinmakuinen. Se voisi olla ajatuksia herättävä, ehkä jopa veikeä.

Yhteistyötahojen tyytyväisyys

Messuhommissa ja sponsorihankinnassa hyvinkin tärkeää. Kerran mukaan houkuteltu sponsori on helppo saada uudelleen tukijaksi, jos tilaisuus on ollut hyödyllinen ja yhteistyöstä on jäänyt hyvä maku.

Verkkosivuilta tai appsista saatava analytiikka

Google Analytics ja vastaavat ovat aarrearkkuja myös tapahtumadatassa. Sinua voi kiinnostaa esimerkiksi kävijän polku somepostauksesta verkkosivulle ja sieltä ilmoittautumiseen – ja jos hän on tipahtanut, niin missä.

Sosiaalisen median luvut

Twiittien määrä tietyillä hashtageilla, sanoman levinneisyys, suosituimmat ja vaikutusvaltaisimmat twiittaajat, uusien seuraajien määrä, eniten reaktioita saaneet päivitykset, esimerkiksi. Antaa mukavan säväyksen, jos tapahtumajärjestäjä kiittää ahkerimpia twiittaajia.

Mediaosumat

Tämäkin on relevantti luku, jos tapahtumassa lanseerataan jotakin hienoa. Mutta jos tapahtumassa pidetään lehdistötilaisuus, sinne kannattaa hommata jotakin nähtävää tai koettavaa, jota ei saa pelkästä tiedotteesta. Toimittajilla pitää olla syy tulla paikan päälle. Salaattilounas ei ole sellainen.

Myynnin luvut

Myynti on maksullisten tapahtumien ykkösmittareita, esimerkiksi eri lipputyyppien menekki, promokoodien käyttö, Early bird -lippujen osuus vs. tavalliset, erilaisten markkinointitempausten näkyminen myynnissä, A/B-testaukset.

Uutiskirjeen tilanneet, tutkimusraportin ladanneet, sähköpostilistalle liittyneet

Tapahtumassa voi olla tällaisia spesifejä tavoitteita. Nämä ovat siksikin käteviä, koska luvuista saa helposti kiinni.

Asiakkaan polku paikan päällä

Esimerkiksi messupisteellä kävijät ovat olennaista tietoa näytteilleasettajille.

Muutos tiedoissa ja asenteissa

Ai että tämä on kinkkinen! Mutta niin kiinnostava. Kunnollisesti tehtynä vaatisi varmasti laadullisia haastatteluja, mutta voisi onnistua myös fiksuilla lomakekysymyksillä.

No-show, eli tulematta jättäneet

Ilmaistapahtumissa pitäisin järkevänä seurata sitä, kuinka moni ilmoittautuneista jättää tulematta. Muistetaanhan, että tapahtuma ei koskaan ole oikeasti ilmainen järjestäjälle.

Jos nyt mietin kuvitteellista viestintätapahtumaani (tavoitteet: suunnitelmallisuutta, hauskasti ja rennosti, saada palautetta jutustani), voisin kokeilla vaikkapa näitä mittareita:

  • Tapahtumani oli tarkoitettu asiantuntijoille, tutkijoille, yksinyrittäville konsulteille ja pienyrittäjille, joiden pitää hanskata paljon viestintäasiaa mutta heillä ei ole siihen koulutusta eikä aikaa. Haluaisin analysoida, millaista yleisö oikeasti oli.
  • Halusin palautetta systeemistäni. Kysyisin sitä henkilökohtaisesti ja palautelomakkeessa.
  • Todennäköisesti jakaisin jotakin hyödyllistä ladattavaa netissä, muistilistoja tai muuta. Tutkisin, moniko on ladannut sen.
  • Haluaisin tietää Net Promoter Scoren.
  • Haravoisin läpi twiitit ja uudet seuraajat.

Jos järjestää vaikka kymmeniä tilaisuuksia vuodessa, kannattaa tapahtumille määritellä avainmittarit, jotta niitä voi edes jotenkin vertailla ja tehdä koosteita vaikuttavuudesta.

Joka tapauksessa valitse sellainen mittari, jossa on sinusta järkeä.

Valmistelen parhaillaan tapahtumaviestinnän muistilistaa ja tämä liittyy siihen kokonaisuuteen.