Näin teet siistejä kaavioita ja diagrammeja itse

Olen halunnut koota ajatuksiani kaavioista ja diagrammeista, koska niiden tekoon on aika vähän konkreettisia ohjeita.

Download (PDF, 776KB)

Tässä diasetissä on käytännön neuvoja muodoista, väreistä ja asettelusta. En ole graafinen suunnittelija, mutta olen lukenut aiheesta paljon ja väsään näitä itse. Tämän linkin takana on sama diasetti Slideshare-esityksenä.

Idea on ykkönen

Tärkeintä on kuvion idea, aina. Mitä kaavion pitäisi kertoa?

Millainen katsojasi on? Minkä tason tietoa hän yleensä voi vastaanottaa? Millaisessa tilanteessa?

Tieteellisen kaavion ei tarvitse avautua jokaiselle, mutta niidenkin on oltava siistejä, tasattuja ja niissä on hyvinkin rajattu väripaletti.

Opettele peruskäskyt, varsinkin tasaaminen

Peruskäskyt kannattaa opetella. Yllättävän moni ei tiedä, miten PPT-kaavioita tasataan. Objektien tasaaminen siten että ne ovat nätissä rivissä tekee ihmeitä kuviolle. Äläkä usko silmiäsi vaan tee se kliksuttelu, opit rakastamaan järjestystä!

Olen painanut mieleeni säännön, että yksikään elementti ei saisi killua kuvassa omassa yksinäisyydessään, sillä pitää aina olla kaveri jonkun suoran linjan päässä. (Ammattigraafikko saa rikkoa näitä sääntöjä koska hän tietää miten.)

PowerPoint ja Keynote näyttävät myös avuliaasti apuviivoja milloin joku on tasassa.

Mikä on kaavion tai diagrammin ”laji”?

Kutsun tässä kaikkia kuvioita yleisnimellä kaavio tai diagrammi.

Mutta muotoja on valtavasti! On aikajanoja, prosessikaavioita, karttoja, uimaratoja, päätöspuita, verkostoja, asteikkoja, nelikenttiä…On olemassa bisnesmaailmasta tuttuja kuten SWOT, BCG ja kaikki niiden variaatiot. On välimuotoja. On itse keksittyjä.

Mikä muoto näistä on paras, riippuu asiastasi.

Minulla on kuitenkin pari varoitusta.

Powerpointin ”valmiit” kaaviomallit, Smart Art -grafiikkaobjektit. Tarkoitan nyt niitä mutkikkaampia, vaikkapa organisaatiopuun mallisia tai pyramideja. Ne ovat periaatteessa käteviä, koska elementit venyvät vähän tekstin mukaan, tasoja voi lisäillä ja kuva tavallaan joustaa.

Olen nähnyt asiantuntijoiden joutuvan solmuun näiden kanssa. Usein näkee sitä, että laatikoiden sisään on kirjoitettu eri määrä tekstiä, liian pitkät osuudet tursuavat reunojen yli ja koko kuvio on epätasapainoinen.

Ja koska kyseessä on automaattinen muoto, ulkoasun säätö jälkikäteen on miltei mahdotonta. Yritetty on.

Ehkä pahimpana: valmiita kaavioita käyttäessä kohta häntä alkaa heiluttaa koiraa, eli muoto määrää mitä asioita siihen tulee.

Ole sinä oman kaaviosi pomo ja koiran pää ja lähde rohkeasti liikkeelle tyhjästä. Tee ensimmäiset luonnokset käsin, se on nopeinta.

“Tästä tulee prosessikaavio, jossa on tavallaan aikajana, ja siinä on eri asiakasryhmät ja heidän asiakaspolkunsa”

Tämä on yleistä. Tehdään prosessikaavio, joka on samalla aikajana, ja siinä on mukana asiakasryhmät ja heidän polkunsa.

Joku harva voi onnistua tässä, mutta sellainen ihminen on yleensä saanut graafisen alan koulutuksen. Väitän, että tällainen sekasotku ei ole yhdenkään designerin mielestä hyvä idea.

Kokonaiskuva on sellainen, jota organisaatio itse tarvitsee ja kuvittelee asiakkaankin haikailevan sen perään. Täyteen ahdettu visualisointi on kuitenkin rasittavaa katseltavaa.

Valitse mielummin yksi näkökulma ja pysyttele siinä.

Vinkki: Jos olet tehnyt yhden kaavion hyvin, voit tehdä helposti samantyylisten kaavioiden sarjan. Tässä on aikajana, tässä on prosessi mitä tehdään, tässä ovat asiakkaamme ja miten vastaamme heidän tarpeisiinsa. Palasteltuna juttu on paljon ymmärrettävämpi!

Sarja on myös viestinnällisesti monikäyttöinen. Sinulla on kaunis, yhdenmukainen sarja visualisointeja vaikkapa useammalle verkkosivulle tai blogikirjoitukseen.

Muuta dian kokoa

Tätäkään ei aina hoksaa. PPT:ssa sivun asetuksista voi vaihtaa dian koon ihan miksi vaan.

Missä tilanteissa dian kokoa kannattaa vaihtaa?

Jos haluat tehdä nätisti tulostuvan ”e-raportin”, valitse vaaka A4.

Kun haluat tehdä maailman nopeimman esitteen, valitse pysty A4.

Kun haluat tehdä twitterissä nätisti näkyvän somekuvan (1024 x 512 pikseliä), käytä muunnosohjelmaa ”pikseleistä senttimetreiksi”. Tallenna dia PNG:na niin se on samantien valmis Twitteriin.

Twiittiin tulevaa kuvaa (1024×512 px) vastaa diakoko 27,09 x 13,78 cm.
Facebook-postaukseen tulevaa kuvaa (1200×630 px) vastaa 31,75 x 16,67 cm.

Sinun ei tarvitse tehdä kuvia kaikkiin noihin kokoihin jos nyt et ihan hifistelijä ole, ne ovat niin lähellä toisiaan että FB-kokoisen voi vaikka kutistaa Twitter-levyiseksi ja se näyttää ok:lta molemmissa.

Varasta ideoita

Katsele ympärillesi. HSL:n hinnasto, siinähän on paljon asiaa, mutta järkevä logiikka. Voisitko hyödyntää samaa ideaa omassa jutussasi, jossa myös on paljon kategorioita? Nappaa kännykällä kuva.

Älä hyvä ihminen keksi pyörää itse, kun hyviä esimerkkejä on maailma täysi.

Kukaan ei huomaa että olet lainannut tai vaikka kopioinut idean, koska siitä tulee lopulta kuitenkin erilainen.

Minä tuijotan pakettiautojen teippauksiakin sillä silmällä.

Älä väännä pakolla kuvaa

Älä tee kaaviota pakolla tai koska ”pitää olla” visuaalisuutta. Ei aina pidä olla visuaalisuutta. Tekstin asettelu siististi ja silmäiltävästi voi toimia paremmin. Mutta jos sinulla on kirkas ajatus, tee ihmeessä!

Tämän linkin takana on sama diasetti Slideshare-esityksenä.

Kirjoituksiani aihetta liipaten