Esite, raportti, e-kirja tai dekki – Powerpointilla voi tehdä muutakin kuin esityksiä

Powerpoint-esityksiä, niitäkö muka lisää?! En tarkoita nyt ääneen luettuja nukuttavia kalvosettejä.

Powerpointtia voi käyttää toisinkin.

Sillä voi tehdä silmäiltävän ja visuaalisen raportin tai kevyen julkaisun muutamallakin tavalla.

PPT:lla esite tai infograafi

Tästä kirjoitin jo aikaisemmin: Nopein tapa tehdä siisti A4-lärpäke

Teen nykyisin pienet infograafit melkein aina Powerpointilla tai Keynotella. Kun on tehnyt yhden, syntyy helposti muutaman kuvan sarja. Myös kieliversiot.

Infograafi kotitapaturmista suomeksi Infograafi kotitapaturmista ruotsiksi

PPT:lle on saatavana myös valmiita infograafipohjia (linkissä yksi esimerkki).

PPT:lla diojen pohjalta pikarapsa

Olen NIIN iloinen kun saan kertoa tästä! Tiedäthän sen diojen alla olevan muistiinpano-alueen? Sitä voi muotoilla! Sen avulla voi tehdä dioihin liittyvän koosteen tai pikaraportin maailman kätevimmin. Tämän olen oppinut Stephanie Evergreenin kirjasta Presenting Data Effectively.

Tämä on vähän vaikea selitettävä. Näytän mitä tarkoitan.

Tilanne: Olemme tekemässä THL:ssa linjauksia ja mallipohjia infografiikalle.

Pidimme tammikuussa työpajan, jonka yhtenä ohjelmanumerona oli ”visualisointigalleria”. Siinä näytettiin esimerkkejä graafeista ja infograafintyyppisitä, ja porukka kommentoi niiden käyttökelpoisuutta.

Työpaja-aineisto piti koota hyvin, koska se oli taustatietona suunnittelutyön tilauksessa.

Näytän mitä tein.

1. Minulla on ”visualisointigallerian” diat PowerPointissa , avaan tiedoston.

Kuvakaappaus Powerpointista

2. Vaihdan näkymää. Näytä > Muistiinpanojen perustyyli

Kuvakaappaus Powerpointista: muistiinpanonäkymä

3. Muistiinpanojen perustyylissä muokataan ulkoasua. Itse lisäsin sinisen väripalkin otsikon alle. Dia näkyy pienenä, kokoa voi muuttaa.

Muistiinpanojen perustyyli Powerpointissa

4. Vaihdan näkymää: Muistiinpanosivu. Siellä kirjoitetaan jokainen sivu erikseen. Koska käytät edelleen PowerPointia, muistiinpanosivulla näkyy jokainen dia. Nyt on vain niin, että dia on pikkuruinen ja muistiinpanoalue iso.

Muistiinpanonäkymässä kirjoitetaan.

4. ”Tulostan” diat pdf-writerilla A4-kokoon. 

PDF:ksi tulostaminen siis tarkoittaa, että dokumentista syntyy A4-koossa oleva PDF-dokumentti, se ei vielä tarkoita paperitulostusta. Minun piti töissä asentaa sitä varten Cute PFD-writer, jossakin muussa versiossa se voi käydä helpommin.

Tulostusnäkymä

5. Lopullinen dokumentti on siis PDF-muotoinen, A4-kokoinen. Nyt sen voi tulostaa nätisti tai lähettää sähköpostilla.

Dokumentin ensimmäinen sivu pdf-muodossa.

6. Tässä pari sisäsivua. 25-sivuisen koosteen teko vei aikaa kolmisen tuntia, kun tein tällaisen ensimmäistä kertaa.

Kaksi sivua dokumentista.

Lisäys julkaisun jälkeen: Tuli mieleen, että tämä menetelmä sopisi tosi hyvin kouluttajien koulutuspakettiin. Eli jos teillä on diasetti joka jonkun muun pitäisi osata vetää, tehkää sen oheen tällä menetelmällä kouluttajan ohje. Jaatte kahta settiä: diapakettia ja tätä diakohtaista ohjetta.

PPT:lla kaunis e-kirja tai raportti

Ihailemani presentaatiomestari Nancy Duarte on esitellyt tämän: slidedoc.

Slidedoc on diaesitys, joka on tarkoitettu itsenäisesti ruudulta luettavaksi tai tulostettavaksi. Siinä voi siis olla enemmän ja pienempää tekstiä, koska sitä ei siis ole ollenkaan tarkoitettu esitettäväksi kankaalta. Kauniisti suunniteltuna se on miellyttävä ruudulta luettava ”kirja”.

Slidedocin teko vie hyvin tehtynä hieman enemmän aikaa.

Verrattuna oikeisiin taitto-ohjelmiin tässä joutuu tekemään enemmän käsityötä. Tekstin juoksutus dialta toiselle ei onnistu. Visuaalisten elementtien asettelun kanssa kannattaa olla millintarkka, heittelevä tyyli ei ole kaunista. Apuviivat ja diojen asetteluruudukot auttavat.

Koska Nancy Duarte on julkaissut asiasta kattavan e-kirjan ilmaiseksi, en avaa tarkemmin tässä ohjeita.

Olen tehnyt Slidedocin idealla diapaketin: Näin teet siistejä kaavioita ja diagrammeja.

Yksi sivu esimerkkinä.

PPT:llä ”dekki”

Startup-maailmassa tehdään ”pitch deckejä”. Se on PPT-esitys, joka on tarkoitettu sijoittajien vakuuttamiseksi. Siinä siis kerrotaan liikeideasta tiiviisti ja houkuttelevasti.

Dekkiä tarvitaan, jos aikoo osallistua startup-pöhinöihin. Sitä katsotaan sijoittajaehdokkaan kanssa ehkä yhdessä läppäriltä, mutta sen pitää ehdottomasti toimia myös itsenäisesti ilman että on itse siitä kertomassa.

Dekin tekoon on olemassa malleja, ja on järkevää tehdä se noudattamaan totuttua standardia.

Tässä on pitkä lista tunnettujen yritysten pitch deckejä: 30 Legendary Startup Pitch Decks And What You Can Learn From Them 

Twitterissä tuntemani konsultti kertoi, että kun he kysyvät asiakkaalta, haluaako hän tulokset perinteisenä tekstiraporttina vai PPT-esityksenä, vastaus on lähes aina diasetti.

Muita kirjoituksia