Johtaja on melkein aina kokouksessa

Amerikkalaisjohtaja viettää Harvard Business Schoolin tutkimuksen mukaan kolme neljäsosaa työajastaan kokouksissa. Tutkimusryhmä seurasi 12 vuoden ajan 27 johtajan kalenteria.

Tässä joitakin huomiota (tutustu koko artikkeliin, se on mielenkiintoinen!)

Johtajan pitää valikoida, mihin kokouksiin ylipäänsä osallistuu. Varsinkin tilanteessa, jossa kokoukseen osallistuminen on jäänne entisestä roolista.

Kokouksia pitää lyhentää.  HBR neuvoo, että pomon pitää kyseenalaista pitkä kokous.

 Tunnin kokouksen voisi helposti tiivistää puoleen tuntiin, jopa varttiin. ”Lyhennä ehdotettu aika aina puoleen”, ehdottaa yksi haastateltava.

Tämän aineiston mukaan peruskokous kestää tunnin. Kolmannes on sitä pidempiä, kolmannes lyhyempiä.

Hyvä johtaja harkitsee, ketä kokouksessa tarvitaan. Hän yhdistää oikeat ihmiset asian ratkaisemiseksi.

Amerikkalaisjohtajan yleisin kokoustyyppi on kahdenkeskinen tapaaminen (42%). Niitä tarvitaan luottamuksellisissa neuvotteluissa ja suhteiden luomisessa.

5 prosenttia kokouksista oli yli 50 hengen kokouksia – minusta ne ovat ennemminkin tiedotustilaisuuksia tai seminaareja.

Johtajalla pitää olla omaa aikaa. 

75% johtajan ajasta on etukäteen buukattu. Kuitenkin johtajan kalenterissa pitäisi olla myös tilaa spontaaneille asioille. Kriisit eivät ilmoittele itsestään etukäteen, ja elämässä pulpahtelee joskus myös yllättäviä mahdollisuuksia.

Koska johtajan toimistoaika on myyty etukäteen, antavat työmatkat kaivattua ilmaa ajatuksille.

Kokousten tehostamiseksi HBR luettelee tutut neuvot:

  • kokouksella on oltava selkeä asialista ja tavoite
  • siellä ei jankata samoja asioita
  • osallistujien pitäisi valmistautua etukäteen
  • osallistujamäärää pitää karsia

Tehokas pomo tekee näistä työpaikan vakiokäytäntöjä.

Lisää kokousasiaa