Kahden tunnin kokoukset kiellettävä

Olen vilpittömän onnellinen, jos minut jätetään kutsumatta kokoukseen. Ilahdun jos voin hoitaa asian ilman kokousta.

Nelikenttä kokouksista

Kahden tunnin kokouskutsu, pahinta. Se varastaa osallistujien aktiivisesta työajasta liki kolmanneksen, jos kokouksessa ei ole kaikkia koskettavaa asiaa.

Siinä ajassa esimerkiksi minä voisin: kirjoittaa luonnoksen tiedotteesta, etsiä esitteeseen tarvittavat kuvat, valmistella työpajan, lukea rästimeilit ja hekotella työkaverin kanssa.

Näille liian pitkille kokouksille on tehtävä jotain, eikö me kaikki olla sitä mieltä.

Ehdotan seuraavia kokoustyyppejä – Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjaa mukaillen tai kopioiden, tarkkaan en muista, mutta hyvä kirja koska jäänyt mieleen.

Peruskokous

45 – 60 minuuttia jämäkkää etenemistä.

Keskustelu tai ideakokous

Saa olla poukkoilevampi ja pidempi, vaikkapa puolitoista tuntia.

Työpaja

Voi olla vielä pidempi, mutta tulosten on oltava tuntuvia ja kokouksen valmisteluun on pitänyt käyttää aikaa. Muuten varastat muiden arvokasta työaikaa.

Koska tämä ei ole vielä todellisuutta, kerron tässä nyt, miten toimin kahden tunnin kokouskutsusi kanssa.

Jos en löydä kokoukselle tarkoitusta ja asialistaa, en todennäköisemmin tule.

Kysyn, voinko tulla paikalle kokouksen alkuun tai loppuun – ehkäpä koko kokous ei koske viestintää.

Otan mukaan tietokoneen, kuuntelen toisella korvalla ja hoidan samalla muita töitä. Vastavuoroisesti ymmärrän, jos sinulla on joskus työkone esillä.

Jos taas kutsut minut lyhyeen kokoukseen, lupaan olla kokonaan sinun.

Sinua saattaisi kiinnostaa