Voiko olla? Hankeraportti, joka kiinnostaa

Arkisto

Julkaistu alunperin Linkedinissä 11.3.2017

Tässä maassa tehdään valtavasti hankeraportteja, joita lukee vain kourallinen ihmisiä. Liian moni raportti jää arkistoon pölyttymään.

Ainakin sosiaali- ja terveysalan kehittämistyötä tehdään pitkälti hankkeina. Rahoitusta haetaan tekemällä hankesuunnitelma, ja diiliin kuuluu, että lopuksi tehdään sitten raportti.

Usein hankeraportissa kuvaillaan huolellisesti, mitä kaikkea on tehty.

Nippelintarkka selostus voi mahdollisesti kiinnostaa hankeporukkaa itseään, mutta harvoin muita. Hankkeen kuluessa tekijät ovat oppineet asiasta paljon. Tämä oppi pitäisi tuoda raportissa esiin.
Raportilla ei ole mitään merkitystä, mikäli sitä ei kukaan lue.

Raportin vaikuttavuus – minkä pitäisi olla sen tärkein tavoite – liittyy läheisesti tulosten esittelyyn mahdollisimman ymmärrettävästi. Mitä ymmärrettävämmässä muodossa raportin löydökset tai johtopäätökset esitellään, sitä suurempi vaikutus hankeraportilla on.

(Hankkeiden tulosten levittäminen ja vaikuttavuus on oma lukunsa ja asia on tunnistettu, en puhu tässä siitä. )

Yksi keino lisätä hankeraportin luettavuutta on kaaviot ja visualisoinnit. Tässä muutama idea, jotka on helppo tehdä esimerkiksi Powerpointilla.

1) Aikajana, jossa näkyy hankkeen pääetapit. Powerpointiin on olemassa lisäosa, jossa on valmiina hyviä aikajanoja, mutta sen voi tehdä suunnilleen millä tahansa ohjelmalla.

Aikajana

2) Kohderyhmät ja heidän roolinsa. Voit ryhmitellä heidät vaikka taulukkoon tai mind-map -tyylisesti.

Sidosryhmät

3) Syyt, miksi ko. ryhmät tarvitsevat hanketta. Taulukko tai muu ryhmittely.

Miksi hanketta tarvitaan

4) Vuokaavio syistä ja seurauksista. Powerpoint on laatikkoleikkeihin kätevä. Olisi hauska nähdä vuokaaviossa vaikkapa hankkeen aikainen yllätystekijä, joka vaikutti lopputulokseen.

Syyt ja seuraukset

5) Hankkeen eri vaiheet: portaat, esimerkiksi.

Hankkeen vaiheet

6) Vahvuudet ja heikkoudet, plussat ja miinukset. Kaksi vierekkäistä listaa.

Plussat ja miinukset

7) Nelikenttä. Nelikenttä on upea väline, koska voit itse miettiä minkälaiset ominaisuudet siihen sopivat. Jos tekisin viestintäkanavista nelikentän, miettisin vaikuttavuutta, uutuutta/perinteisyyttä, yleisön kokoa, yleisön kiinnostusta, asian vaikeutta/helppoutta, osaammeko asiaa vaiko ei.

nelikenttiä

Kaavioiden kanssa mielikuvitus on rajana. Bisnesmaailmasta tuttuja diagrammeja voi aivan hyvin muokata omalle hankkeelle sopivaksi. Tai keksi ihan oma. Tärkeintä on, että kuviosi lisää ymmärrystä.
En ehdota, että hankeraporteista luovuttaisiin. Niin kapinallinen en ole. Mutta fiksua olisi, että niiden muoto olisi mahdollisimman mukava lukijaa ja johtopäätösten tekijää ajatellen.

Rahoittaja voisi tehdä raportointia varten templateja (mallipohjia), jossa esimerkiksi olisi valmiita kaavioita täytettäviksi.

Kuvia jaetaan innokkaasti somessa. Hankkeesta kertova muutaman kuvan setti on hyvä pohja Slideshare-esitykselle. Graafikon avustuksella kuviot taipuvat myös esitteeksi tai posteriksi.

Muistutan tässä kohtaa esteettömyydestä. Pelkkinä kuvioina ei saa tärkeitä asioita esittää, koska näkövammaisten apuvälineet eivät lue kuvia. Eli asiat myös kirjoitetaan auki.

Hanke ei ole saavuttanut tavoitettaan, jos siitä on tehty raportti. Se on saavuttanut tavoitteensa, jos sillä on ollut vaikutusta.

Kirjoittelen muutenkin rapsoista: