Kokouksella on hinta

Ja se hinta on 400 euroa, jos kutsut kokoukseen kuusi asiantuntijaa kahdeksi tunniksi.

Laskin tämän uteliaisuuttani suomalaisen keskiansiosta (3300 e) työnantajalle tulevien todellisten kustannusten (5000 e) mukaan 36 tunnin ja 45 minuutin viikkotyöajalla. Kustannukseksi tulee 32,70 euroa tunnissa per yksi kokoukseen osallistuja. Hinta ei sisällä tiloja eikä palaverien ennakkovalmistelua.

Kuusi henkeä, kaksi tuntia kokouksessa maksaa vajaa 400 euroa kerta.

Jos olet kokouksen järjestäjä ja pääset nauttimaan näin suuresta satsauksesta, tee kaikkesi, että kokouksen tuottama hyöty ylittää panostuksen. Arvosta osallistujien antamaa aikaa.

Jos minä saisin päättää, niin yli 1,5 tunnin kokouksen saisi järjestää vain erittäin painavasta syystä.

Kahden tunnin kokouskutsun pitää järkyttää: Mikä asia on noin retuperällä, että siihen tarvitaan 2 tuntia!

Ei diojen ääneen lukua

Kokouksella on tarkoitus ja fokus. Yhteinen ymmärrys varmistetaan riittävillä ennakkotiedoilla.

Itse kokouksessa ei pidetä pitkiä PPT-esityksiä.

Eli siellä ei käydä läpi dioja, jotka jokainen lukee mielessään 20 sekunnissa, mutta joutuu kuuntelemaan samat asiat puuduttavana ääneenlukuna.

Kerron teille nyt mitä diassa lukee.

Moni perustelee, miten kätevä diat on lähettää niille, jotka eivät päässeet kokoukseen. Että niistä voi sitten lukea samat asiat kuin mitä sanottiin kokouksessa.

Huomaat varmaan, mikä tässä on se ongelma.

Se on epäkunnioittavaa niitä kohtaan, jotka olivat paikalla. Hekin olisivat voineet lukea diat omassa rauhassa ja säästää aikaa.

Kokouksissa pitää ottaa kaikki irti sen parhaasta puolesta: siellä tavataan livenä, tai etänä. Kuuntele, ihmettele ja opi muilta osallistujilta.

Visuaalisten keinojen puolestapuhujana haluaisin, että jokaisessa kokoushuoneessa olisi fläppi tai valkotaulu. Jokainen harakan varvas, jonka joku piirtää, vetää meitä puoleensa magneetin lailla.

Käsin fläpille kirjoitetut kolme pointtia tuntuvat painokkailta ja jäävät mieleen.

Vietätkö joka viikko turhassa kokouksessa tunnin? Jopa kaksi?

300 000 euroa vuodessa on hintalappu sille, jos isossa organisaatiossa 200 asiantuntijaa hassaa joka työviikko yhden tunnin turhaan kokoukseen.

Turhien kokousten karsiminen säästää rahaa.

  • Pidetään kokous vain, jos se on tarpeellinen.
  • Kutsutaan ne ihmiset, joita siellä tarvitaan.
  • Tarkistetaan, että kokouksella on tarkoitus, joka ei ole pelkkä informaation tuuttaaminen. Se hoidetaan nykyaikana muilla välineillä.

Sinua saattaisi kiinnostaa