Maailman paras ohje raportin tekoon

Piirroksia raporteista

(Julkaisin tämän alunperin Linkedin-artikkelina.)

Stephanie Evergreen on tehnyt maailman parhaan ohjeen raportin tekoon Kauffman Foundationille. Stephanie on selkeän tiedon visualisoinnin guru ja tietokirjailija.

Se on paras ohje, jonka olen nähnyt. Se saa minut niin onnelliseksi, että on pakko jakaa parhaat palat.

Mitä siinä neuvotaan? Muun muassa että

  • Yli viisisivuisella raportilla on oltava kansilehti, jonka kuvitus tai visuaalisuus kertoo aiheesta. Ohjeessa annetaan myös vinkkejä, mistä löytää kuvia.
  • Alun yhteenvetoon laitetaan vain muutamia relevantteja, yllättäviä ja toteuttamiskelpoisia löydöksiä tutkimuksesta. Visualisoituna. Ei enempää kuin virke tai pari metodologiasta.
  • Raporttiin ei jätetä mihinkään tyhjiä sivuja. Tyhjä sivu on jäänne printtimaailmasta. Takakannelle ei ole tarvetta, samasta syystä.
  • Sisältösivut: tulokset ensin. Ei siinä järjestyksessä kuten tieteellisessä julkaisemisessa, vaan juuri päinvastoin.
  • Raportin maksimipituus on 25 sivua plus liitteet.
  • Otsikoksi laitetaan kokonaisia virkkeitä, jotka kertovat asiasta.
  • Jos otsikossa tai muualla esitetään tutkimuskysymyksiä, vastaus kerrotaan heti perään. Ei mysteereitä.
  • Ohjeesta löytyy suosituksia selkeiksi fonteiksi, mutta organisaation oma graafinen ohjeistus on tietysti ok.
  • Infoboksit ovat suositeltuja. Värillinen tärkeälle huomiolle, harmaa taustatietotyyppiselle.
  • Suuntaviivat graafeihin ja datan visualisointiin: värit, fontit, aputekstien lisääminen kuvioon. Taulukot riisutaan visuaalisesta hälystä – turhat väliviivat pois, selityksistä toisto pois.
  • Hyvän raportin tekoon ja näiden ohjeiden noudattamiseen ei tarvita erikoisohjelmia, vaan word, excel, power point tai vastaavat riittävät.

Nämä ohjeet tietysti poikkeavat akateemisen kirjoittamisen perinteestä, mutta tällainen suoraan asiaan menevä muoto on parempi kiireisille lukijoille.

Tiesitkö muuten, että Winston Churchill lähetti hallinnolleen ohjeen, joissa pyysi lyhentämään raportteja?

Ehkäpä sinua kiinnostaa