Miten briiffata ministeriä? Neuvoja Briteistä

Löysin netistä mielenkiintoisen brittioppaan: ”Working with ministers”.

155-sivuinen opas neuvoo käytännössä, miten ministerille esitellään asioita, miten hänelle kirjoitetaan puheita, miten ministerin puolesta vastataan sähköposteihin ja miten tapaamiset valmistellaan. Kirja on vuodelta 2015.

Opas olikin jännää luettavaa – pääseehän siinä kurkistamaan vähän kulissien taakse – mutta siellä on asiaa, joka sopii minusta muuhunkin viestintään.

Tiivistän tähän kirjoitukseen, miten opas neuvoo ”briiffaamaan” ministeriä. Anteeksi fingelskani, mutta aion käyttää tässä nyt sanaa ”briiffi”. Se tarkoittaa siis asian esittelyä lyhyesti, tiivistelmän tapaan.

Nyrkkisääntö: mitä ylempi päättäjä, sitä laajempi osaaminen hänellä on ja sitä vähemmän yksityiskohtia hän kaipaa. Hän haluaa vastauksia isoihin kysymyksiin, ”Miksi tekisimme näin.”

Bisnespuppu ja kapulakieli kielletty

Selkeyden ystävänä oli hieno huomata, kuinka moneen kertaan oppaassa sanotaan, että kapulakieli ja bisnesjargon ei käy sitten ollenkaan.  Asioita ei pidä pukea hienostelevaan kieliasuun, jotta se vaikuttaisi tärkeältä tai mutkikkaalta.

Tapa, jolla puhut kotioloissa, on hyvä lähtökohta kirjoittamiseen ja puhumiseen. Tyyli kaipaa ehkä vain hieman siistimistä.

Hyvässä briiffissä on

1. Kirkas ajatus. Mistä tämä todella kertoo?

2. Tehty valintoja. Mitä mukaan, mitä pois? Missä järjestyksessä? Mikä on tärkeintä? Mikä on vaarallista?

3. Selkeä ilmaisu ja muoto.

Millainen paperin pitää siis olla?

Lyhyt ja selkeä. Ministeri lukee usein iltaisin ja väsyneenä. Siksi tiedon pitää olla lyhyessä ja selkeässä muodossa.

Kirjoittaessa mietitään kolmenlaisia asioita:

  • ”Musts” – mitä sanoisit jos aikaa on todella vähän
  • Shoulds” – asian ymmärtämiseksi tarvittavat faktat
  • 
”Coulds” – hyvä tietää -tyyppiset asiat

Viimeksi mainitut jätetään ministerin paperista pois. ”Kuvittele saavasi 10 puntaa jokaisesta poistetusta sanasta”, oppaassa neuvotaan.

Sen pitää tarjota riittävä konteksti ja konkretiaa. Ehdotuksen pitäisi alkaa isosta kuvasta ja luoda riittävä konteksti, jotta päättäjä ymmärtää, millainen strategia on.

Sen pitää kertoa konkreettisesti, miten politiikka vaikuttaa ihmisiin. Samaa konkretiaa tarvitaan, kun asiasta puhutaan julkisuudessa.

Ymmärryksen luomiseksi voi olla tarpeellista kuvailla asiasta yksityiskohtaisesti jokin osio – kuin yksi puun oksa haarakkeineen.

Sano se ihan tavallisesti. Kirjassa neuvotaan: ei teknistä kieltä, ei kapulakieltä, ei lyhenteitä, ei bisneskieltä, ei merkityksetöntä abstraktia höttöä. Näiden sijaan valitse selkeä, arkinen tapa sanoa se asia.

Perustele hyvin. Ministeri kysyy lukiessaan mielessään ”Sanoo kuka? Entä sitten?”. Kuvaa ehdotuksen logiikka kirkkaasti. Perustele pätevillä lähteillä.

Muotoile ilmavasti. Ei raskaita tekstikappaleita vaan valkoista tilaa väliin. Rakenne esiin otsikoilla ja väliotsikoilla. Kappaleet numeroidaan, jotta niihin voi viitata puheessa tarkasti (enpä ole tullut ajatelleeksi, hyvä idea). Listoja aina kun mahdollista, mutta ei liikaa.

Kiteytä pääviesti. Kiteytä ehdotus vielä kristallinkirkkaasti. Tämä on se viesti, jota toistetaan julkisuudessa. Vielä silloinkin kun puhuja on itse aivan kyllästynyt sanomaansa, on ihmisiä joille se on uutta.

Vastaukset yleisimpiin vasta-argumentteihin. Ministeri joutuu vastaamaan niihin julkisuudessa, joten ne on hyvä löytyä ehdotuksesta.

Lisäksi kirjassa esitellään kaksi formaattia.

Kun on tarkoitus antaa ministerille informaatiota

  • Otsikko
  • Tarkoitus: Miksi tätä tietoa tarvitaan.
  • Tausta: Miten päädyimme nykyiseen tilanteeseen.
  • Ongelma:…Jos siis on kyseessä ongelma.
  • Ratkaisu: Mitä pitäisi tehdä.
  • Seuraus: Mitä päätöksestä seuraa. Mitä ongelmia voi tulla?
  • Seuraavat askeleet

Tämä muuten muistuttaa pitchiä eli myyntipuhetta. Tässä on maailman helpoin pitch.

Kun on tarkoitus tehdä hänelle päätösehdotus

  • Otsikko
  • Aihe: Kuvaillaan asia, vaikka että ”Pitäisikö tehdä X vai Y.”
  • Suositus: Tiivistä mitä ehdotat.
  • Ajoitus: Milloin pitää toimia.
  • Tausta: Miten päädyimme nykyiseen tilanteeseen.
  • Pohdinta: Luetellaan esimerkiksi vaihtoehtoja ja mitä niistä seuraa, plussia ja miinuksia tai vastaavaa. Yksi vaihtoehto on aina sekin, ettei tehdä mitään – sekin esiin.
  • ”Coalition considerations”: En osaa oikein suomentaa. Tulkitsen, että tämä tarkoittaa eri puolueiden näkemyksiä asiasta, yhteyksiä hallitusohjelmaan jne.
  • Seuraukset: Mitä päätöksestä seuraa? Vastustaako joku porukka tätä erityisesti?
  • Esitys: Tiivistä, onko tämä huono vai hyvä uutinen ja miten tästä kannattaa puhua.
  • Seuraavat askeleet

Eikö ole jännää? Minusta on. Millaisiakohan ohjeita meillä Suomessa on? En ole törmännyt.

Liippaa asiaa