Raporttiasi ei haluta lukea

Suomessa tehdään valtavasti asiantuntjaraportteja ja pitkiä dokumentteja.

Minusta niistä pitäisi tehdä parempia.

Ensinnäkin niiden tekoon käytetään valtavasti työtunteja.

Toiseksi unelmoin siitä, että asiakirjoissa oleva tärkeä tieto päätyisi oikean ihmisen käteen ja hän lukisi sen. Tieto muuttuisi teoiksi ja ongelmia ratkottaisi.

Tämä on syy, miksi luen yli 500-sivuista, suoraan sanoen aika kuivakkaa, mutta tutkimustietoon perustuvaa opusta: ”Dynamics in document design”. Kirjoittaja on informaatiomuotoilija, selkokielen asiantuntija ja alallaan palkittu Karen A. Shriver.

Jotta jaksaisin lukea jötkäleen ja oppisin siitä jotakin, kirjoitan siitä muistiinpanoja eli nyt tämän blogin.

Karen A Schriver, Dynamics in Document

Meillä on ongelma. Asiantuntijat suoltavat raporttia, suositusta ja arviointia, mutta vastaanottaja ei todennäköisesti haluaisi edes lukea sitä.

Pitkän asiakirjan lukeminen vaatii vaivannäköä, ja haluamme päästä helpolla. Jos saman tiedon saa miellyttävämmin vaikkapa joltakin kysymällä, paperi jää lukematta.

On siis suuri riski, että vaivalla tehtyä raporttia ei edes lueta.

Kun potentiaalinen lukija saa hengentuotteesi käsiinsä, hän tekee pian päätöksen, kannattaako sitä edes lukea.

Jos lukija päättää lukea raporttia, hän on todennäköisesti tehokas ja poimii siitä ensin parhaat palat.

Tieteellisistä julkaisuista tiedetään, että siitä silmäillään ensin otsikko ja tiivistelmä. Seuraavaksi etsitään kiinnostavat graafit ja kuvat ja sitten harpataan johtopäätöksiin. Jos lukija itse on tiedemaailman tähti, hän tarkistaa lähdeluettelosta, onko häneen viitattu.

Paperisesta sanomalehdestä skannataan samalla tavalla ensin kiinnostavimmat otsikot ja syvennytään sitten juttuun.

Tämän takia raportit pitäisi suunnitella huolella. Puhun nyt koko paketista: sisältö, ulkoasu, rakenne.

Opittua

  • Älä jätä johtopäätöksiä loppuun jos se ei ole aivan välttämätöntä. Miksi noudattaa tieteellisen julkaisemisen kaavaa jos se ei ole pakollista? Se ei ole lukijaystävällinen.
  • Tunnista lukijaa kiinnostavat pointit ja nosta ne esiin.
  • Suunnittele dokumentti rakenteellisesti, visuaalisesti ja sisällöllisesti niin, että se herättää kiireisen lukijan huomion ja kiinnostuksen.
  • Ensimmäinen este on ylitettävä, eli dokumentille pitää saada oikea lukija.

Pari lukua loppuun

Tutkimus vuodelta 1986 arvioi, että johtajat lukevat dokumentteja 30 prosenttia työajastaan. En osaa arvioida, mikä tilanne olisi nyt. Joku johtaja osaisi kertoa.

Vuonna 1975 tehdyssä tutkimuksessa sanotaan, että menestyvä yritysjohtaja sai päivässä jopa 142 paperikirjettä, siis postista. Söpöä, eikö?

Pakolliset paperit tietysti luetaan, oli se miten kamala tahansa. Vaikkapa veroilmoitus. Mikä tietysti lisää vastahakoisuuttamme vastaavia asiakirjoja kohtaan. No, uskon että veroilmoitus on suunniteltu fiksusti.

Olen nyt menossa kirjassa sivulla 166. Kirjoittelen myöhemminkin jos jaksan.

Jos tykkäsit tästä, niin ehdotan että lukaiset