Tapahtumaviestinnän muistilista

Järjestätkö työssäsi tapahtumia tai seminaareja? Niissä on paljon muistettavaa. Jos tapahtuman järjestäminen ei kuulu jatkuvasti työnkuvaan, yksityiskohdat unohtuvat helposti. Siksi tarvitaan muistilista.

Tässä tapahtumaviestinnän muisti- tai tarkistuslista, jonka olen juuri päivittänyt.

Jokainen tapahtuma on tietysti omanlaisensa. Jotta listasta olisi oikeasti hyötyä, julkaisen tämän myös Google Docsissa, josta voit napata sen käyttöösi ja muokata sitä. (File > Make a copy)

Tapahtumaviestinnän muistilista löytyy nyt myös englanniksi, sen käänsi tiedeviestijä ja bloggaaja Amanda Alvarez. Löydät hänet Twitteristä @neuroamanda.

MUTTA LUE ENSIN TÄMÄ: Tee taulukosta kopio itsellesi ennen kuin ryhdyt muokkaamaanVoit myös tulostaa sen.

Tässä on 44 kohtaa, mutta listasta saisi varmaan kolme kertaa pidemmänkin.

Ennen tapahtumaa

 Määritä tapahtuman tarkoitus: Miksi se järjestetään? Kenelle? Miksi se on tapahtuma eikä esimerkiksi webinaari?

Tee projektiaikataulu. Iso tapahtuma (1 vuosi etukäteen), pienempi (6 kk etukäteen). Selvitä päällekkäisyydet muiden vastaavien tapahtumien kanssa.

Tee tilavaraus ajoissa. Ei tilaa, ei tapahtumaa.

Tapahtumaan osallistuminen on iso investointi kiireiseltä ihmiseltä. Selvitä, minkälaista tilaisuutta asiakas kaipaa.

Suunnittele tapahtuman ytimeksi punainen lanka tai yksi pääviesti, joka ohjaa kaikkea suunnittelua.

Määritä tavoitteet ja niille mittarit. Mistä tiedät, että tapahtuma onnistui?

Laadi markkinointiviestinnän budjetti. Maksullinen somemainonta takaa näkyvyyden.

Kokoa ympärillesi aktiivinen tiimi. Mieti mitä kannattaa tehdä omana työnä, mikä ostaa ulkoa?

Varaa resurssit: markkinointiviestintään 2 tuntia päivittäin, 2 kuukauden ajan ennen tapahtumaa .

Tee alustava ohjelma, kutsu puhujat.

Tapahtumalle nimi. Nimessä saisi olla vetovoimaa, kuin syksyn kirjauutuudessa. Mihin ajankohtaiseen kysymykseen tapahtuma vastaa?

Suunnittele monikäyttöinen visuaalinen tapahtumailme. Mielellään sellainen, joka herättää tunnetta.

Valitse hashtag. Tutki hashtagin historia ja mahdolliset sivumerkitykset.

Tee tapahtumalle verkkosivu tai lisää se tapahtumakalenteriin. Lyhytosoite on kätevä.

Avaa ilmoittautuminen.

Tee puhujaohjeistus (esityksen pituus, fokus, yleisön osallistaminen).

Tilaa webcast (jos tarve).

Tilaa tai pystytä viestiseinä (jos tarve).

Tee markkinointimateriaalia jota on helppo kaikkien jakaa: napakka uutinen tai meilipohja, someposteri, sitaattikuvia puhujista, Save the date/Early bird/Vielä ehtii -mainos, hyviä somepostauksia tai valmis infodia lisättäväksi esityksiin. Ennakkomarkkinointia on vaikea tehdä liikaa!

Muista sisältömarkkinointi: nosta sisällöstä blogien aiheita.

Jos käytössä on sähköpostilistoja tai uutiskirjeitä, hyödynnä niitä. Edellisen vuoden tyytyväinen osallistuja on helpoin kutsuttava.

Tilaa tarjoilut.

Valmistele tarvittavat materiaalit (roll-upit, esitteet jne.).

Organisoi mahdolliset näytteilleasettaja- tai yhteistyökumppanikuviot.

Tee tarkempi tapahtumapäivän juoksutus (työnjako, logistiikka).

Lataa presentaatiot esityskoneelle.

Käy läpi turvallisuusseikat, ennakoi riskejä, sairastumisia – mitä kaikkea yllättävää voikaan käydä.

Laadi palautekysely. Eri vuosien palautteiden olisi hyvä olla vertailukelpoisia. Siksi esim. Net Promoter Score eli “Suosittelisitko kaverille” -kysymys on hyvä olla mukana.

Tapahtuman aikana

Tarkista tekniikan toimivuus, mm. että presentaatiot avautuvat ja että videoista kuuluvat myös äänet.

Varmista osallistujiin liittyvät tärkeät asiat, kuten kaikille esteetön kulku, erityisruokavaliot jne.

Huolehdi että osallistujat löytävät helposti ohjelman, puhujien twittertilit ja tapahtuman hashtagin.

Jos tapahtumassa on valokuvaaja tai se videoidaan, kerro yleisölle. Julkisissa tilaisuuksissa saa yleensä kuvata, mutta julkaisuoikeuksissa on kiemuransa – esimerkiksi kukaan ei saa tietämättään joutua mainokseen. On fiksua kysyä aina julkaisulupaa henkilöiltä, jotka ovat kuvassa kovasti etualalla ja tunnistettavissa.

Twiittaile. Hyvä tapahtumatwiitti avautuu myös niille jotka eivät ole paikan päällä. Retwiittaa ja keskustele. Osallistua voi myös tapahtuman jälkeen, jos et halua hajottaa keskittymistäsi.

Tapahtumista voi myös liveblogata verkkosivulla tai vaikkapa Facebook-ketjussa.

Huolehdi, että aikataulut pitävät.

Nauti päivästä ja tapaa ihmisiä!

Tapahtuman jälkeen

Kiitä osallistujia ja puhujia.

Tallenna ja jaa esitykset sovitulla lailla.

Lähetä palautekysely.

Arvioi tapahtuman onnistuminen alussa määrittelemilläsi mittareilla.

Kirjaa kehitysideat ylös seuraavaa tapahtumaa varten.

Kerro tapahtuman saamasta palautteesta vaikkapa verkkosivuilla. Kysy muutamalta puhujalta tai osallistujalta suositteluja (testimonial). Hyödynnä näitä seuraavan tapahtuman markkinoinnissa.

Huolehdi sometileistä. Toistuvan tapahtuman tilistä voi tehdä pysyvästi kivan, kuten vaikkapa Retoriikan kesäkoululla on.

Levitä sanaa. Tapahtumasta voi tehdä mielenkiintoisia koosteita eri formaateissa: blogeja, kuvakoosteita, Linkedin-kirjoituksia, videoklippejä tai vaikkapa infograafeja.

Kiitokset töihin

Muistilistani on kehittynyt ajan myötä taitavien työkavereiden kanssa. Sain pohjaksi aikanaan kollegaltani Riia Järvenpäältä tosi hyvän muistilistan Kansanterveyspäivien viestinnästä. Olen saanut ideoita myös “LAPE-ohjelman” tilaisuuksista. Lapsi- ja perhepalvelun muutosohjelma on nimittäin järjestänyt parin vuoden aikana kymmeniä tapahtumia, ja ohjelman viestijät THL:ssa, Soila Veltheim ja Kerttuli Punkari, ovat käytännössä muodostaneet pienen tapahtumatoimiston. Ennen listan julkaisua sain tähän vielä hyviä täydennyksiä THL:n tapahtumajärjestämisen ekspertiltä, Teija Eevalta. Iso kiitos kaikille!

Kuulen mielelläni myös teiltä muilta tapahtumavinkkejä (vaikka Twitterissä tai Linkedinissä)!

Tapahtumaviestinnän muistilista Google Docsissa (Tee kopio itsellesi ja muokkaa sitä. Et pääse muokkaamaan tuota jakoversiota. File > Make a copy).

Myöhään kesäsunnuntaina,

Mari

Lisää tapahtumista