Viestinnän suunnittelua Lean-menetelmällä

Lean-seinä: osastot, tulossa, kuluva viikko, menneet,

Työpaikassani THL:ssa on suunniteltu päivittäisviestintää muutamia vuosia lean- tai kanban-menetelmällä.

Nämä visuaaliset menetelmät kehitettiin alun perin autoteollisuutta varten. Keksijäksi mainitaan Henry Ford, mutta tunnetuksi menetelmät teki japanilainen Toyota.

Miksi siirryimme leaniin?

Isossa organisaatiossa on pakko olla kartalla siitä, mitä naapuriosasto suunnittelee; mitä julkistuksia tulossa, milloin on tapahtumia, milloin tiedotteita tai lehdistöinfoja.

Aiemmin meillä oli suunnittelulistat intrassa, mikä oli ihan ok, mutta listojen käsittely kokouksessa oli hirveää eikä sinne muistanut aina merkata.

Viestintäjohtajamme Päivi Väyrynen tajusi, että suunnittelua voisi tehostaa.

Miten homma toimii?

Piirros siitä lapusta, sisältö kerrottu alla.

  1. Kaikista uutisista, tiedotteista, tapahtumista ja tuotteiden julkaisemisista tehdään post-it -lappu. Lapussa lukee: otsikko, päivämäärä, viestinnän “tyyppi” sekä analytiikkaa, joita seuraamme (tällä hetkellä some, nettisivujen kävijät ja sitoutuminen, mediaosumat).
  2. Lappu laitetaan osaston uimaradalle oikeaan kohtaan, joko kohtaan ”tulossa” tai oikean päivän kohdalle.
  3. Maanantaisin viestintäpäällikkö Piritta kutsuu kaikki seinän äärelle ”huojuntaan”. Kokous pidetään seisten, jotta emme alkaisi jaaritella yksityiskohdista. Tavoite on napakka tilannekatsaus.
  4. Huojuessa arvioidaan edellisen viikon onnistumiset. Kiinnitämme huomiota etenkin poikkeamiin:
  • Joku uutisointi onnistui erityisen hyvin, mitä voimme siitä oppia?
  • Joku juttu ei saanut mitään liikettä aikaan, miksiköhän? Pitäisikö asia nostaa vielä toisella tavalla esiin?

Huojunnassa näemme kaikki kerralla, mitä tällä viikolla tapahtuu. Voimme karsia päällekkäisyyksiä ja siirrellä lappuja, keskustella tärkeysjärjestyksestä, mitä nostetaan verkossa etusivulle.

Entä miten määritellään onnistuminen? Onnistuminen arvioidaan niin, että verrataan analytiikasta kertyviä lukuja perustasoon, jonka määrittelemme mediaanilla. Vaikkapa niin, että montako katselukertaa blogitekstille kertyy yleensä kahdeksassa päivässä. Viestinnän vaikuttavuuden arviointi onkin sitten isompi juttu, enkä tiedä voiko sitä seinälle saada.

Pidän siitä, että suunnittelupaikka on koko ajan nenän edessä, eikä tarvitse mennä intraan ja tihrustaa pitkiä taulukoita. Myös viestinnän johto on nyt paremmin kartalla mitä on menossa.

Monet muutkin tekevät viestintää ”leanisti”, eikä tämä ole ainoa tapa, mutta ajattelin että saattaa kiinnostaa, ja seinä oli hauska piirtää.

Lean on paljon muutakin kuin tämä seinä. Meillä oli ulkopuolinen kouluttaja opettamassa menetelmää. Tekemisen tapa muuttui aika paljon, eikä tämä itse asiassa toimi kaikille. Toinen tiimimme siirsi seinänsä Trelloon.

Lisäys: kysymyksiä ja vastauksia somesta

Sain kirjoituksesta somessa hyviä kysymyksiä, kiitos! Vastaukset ovat ihan minun pähkäilyjäni, en ole lean-ekspertti.

Miten paljon etukäteen laput laitetaan seinälle? Onko teillä muita suunnittelupaikkoja?

“Tulossa” -kohtaan laitetetaan muutaman viikon sisään tulevat. Ja meillä on muitakin suunnitelmia, esimerkiksi osastojen viestintäkalenterit koko vuodelle.

Miten olette ratkaisseet etäosallistumisen vai oletteko aina kaikki läsnä taulun äärellä?

Kokous on sellaiseen aikaan että ihmiset pääsevät yleensä paikalle. Toisen tiimin suunnittelu siirrettiin Trelloon, joka varmasti toimii etänäkin.

Arkistoitteko tai säilytättekö valmiiksi tulleet tehtävälaput? Tuleeko niihin palattua?

Arkistoimme aluksi, ja haaveilin tekeväni vuoden lapuista ison postit -installaation jonnekin nähtäville, no ei se koskaan toteutunut. Mutta analytiikat otetaan talteen: osastollani on oma viestintäkalenteri, jonne laitan ne aina sen tietyn uutisen kohdalle, sieltä kaikki voivat niitä seurata. Palaan niihin kun teen syvällisempää arviota vaikka puolivuosittain.

Miten tuo teidän taulu toimii eri vaiheissa olevien töiden hallinnassa – tai onko tämän teidän kanbanin tarkoituskaan olla sellainen?

Huomattiin ihan sama, pitkille projekteille tämä ei sovi. Meillä oli sitä varten laatikko “pitkäaikaiset”, mutta otettiin se pois koska se tuntui vähän turhalta. Meidän toinen tiimi tekee pitkiä projekteja: verkkosivu-uudistuksia, kampanjoita ja kehittämistä, ja he siirtyivät Trelloon. Eli minusta tämä meidän seinä toimii uutisille, tiedotteille, seminaareille ja muille viestintäjutuille, jotka selkeästi tapahtuvat yhtenä päivänä ja joita kannattaa koordinoida, ettei kaikki ole samana tiistaina.

Olisipa seiniä lisää

Haaveilen toisestakin seinästä, ”Asiakkaani-inspiraatioseinästä.

Asiakkaani-seinässä olisi esimerkiksi kartta, asiakastyyppejä ja sotkuisia muistiinpanoja.

Siinä olisi asiakastyyppejä, lainauksia, lehtileikkeitä, huolia ja iloja, lempivärejä, merkittäviä päiviä, asiointipolkuja…

Se olisi vähän kuin mood board ja vähän kuin TV-sarjojen etsivien rikostenselvittelyseinä. Valitettavasti toimistolla on myös ikkunoita, joten seinät loppuvat kesken.