Kirkkaampaa ajattelua työelämän dokumentteihin – 8 tiukkaa kysymystä

~ amkivi

Tämä menetelmä on kehittynyt hieman eteenpäin: Kirkkaampaa ajattelua työelämän dokumentteihin, osa 2 – 10 tiukkaa kysymystä .

Hollannissa on viestinnän ja retoriikan asiantuntija nimeltä Michel Boswinkel, joka on pitänyt työpajoja nimeltä ”1 A4 Workshop”.

Työpajassa opetellaan, miten tehdään A4-dokkari, jonka pomo jaksaa lukea ja josta selviää olennaiset asiat heti.

Minä rakastan kirkkaita ja loogisia A4-raportteja.

Mutta en osaa hollantia. Yritin kaikin keinoin saada selville mitä Boswinkel opettaa

  • laitoin Googlen kääntäjän töihin
  • vaivasin kääntäjäkaveriani sekä hollannista sielunkumppaninsa löytäneitä
  • etsin Michelin yhteystiedot ja laitoin hänelle (mahdollisesti kummallisen) viestin Linkedinin kautta

Ilokseni Michel vastasi. Hän lähetti pari liparetta englanniksi ja sanoi, että niitä saa mielellään käyttää.

Joten: tässä on mitä olen saanut selville tai mitä olen päätellyt hänen menetelmästään. Loppuun lisäsin vähän omaani (kohta 3).

Näin teet selkeän ja hyvin perustellun A4-raportin

1. Kerro selvästi mitä ehdotat

Vastaa kysymykseen: mitä pitäisi tehdä.

2. Haasta ehdotuksesi vastaamalla näihin 8 kysymykseen

Nyt pistät ehdotuksesi tiukille! Boswinkel on miettinyt 8 apukysymystä.

Ensimmäiset kolme keskittyvät siihen, pitääkö asialle ylipäänsä tehdä mitään:

Onko meillä ongelmaa?
Onko se vakava?
Onko se ratkaistavissa?

Loput viisi siihen, onko ehdotus hyvä:

Ratkaiseeko ehdotus ongelman?
Ovatko edut haittoja suuremmat?
Onko suunnitelma toteuttamiskelpoinen?
Onko tämä paras ratkaisu asiaan?
Sopiiko ehdotus toimintatapoihimme, politiikkaan, arvoihin?

3. Järjestä asiat loogisesti

Nyt on paljon hyviä perusteluja mietittynä. Seuraavaksi niistä pitää valita olennaisimmat ja järjestää ne.

Järjestämistapoja on monia, esim.

  • asteittainen, vaikka tärkeysjärjestys
  • syy-seuraussuhteet
  • aikajärjestys
  • tai muu selkeä ja asiaan sopiva struktuuri

Kaikissa vaiheissa kannattaa pyytää ulkopuolisilta kommentteja ja tehdä sen perusteella parannuksia.

Lisäksi dokumentille tarvitaan vähintäänkin siisti ja silmäiltävä muotoilu.

Blogin pääsisältö kuvana

Tämä menetelmä on kehittynyt hieman eteenpäin: Kirkkaampaa ajattelua työelämän dokumentteihin, osa 2 – 10 tiukkaa kysymystä .

Kirkkaampaa ajattelua työelämän dokumentteihin, kiitos

Ymmärtääkseni Michel Boswinkel on päivätöissä Hollannin pankilla.

Suoraan sanoen olen vähän huolissani lukenut suomalaisia julkishallinnon selvityksiä, joista ei läheskään aina kunnolla selviä, mitä niissä ehdotetaan. Tai kenen pitäisi tehdä mitä ja missä järjestyksessä.

Suurten organisaatioiden kannattaisi satsata dokumentteihin, joiden sisältö on huolella ajateltu ja haastettu. Se säästäisi aikaa ja johtaisi todennäköisesti parempiin päätöksiin.

Tiesitkö muuten, että Winston Churchill lähetti hallinnolleen ohjeen, joissa pyysi lyhentämään raportteja?

Sinua saattaa kiinnostaa myös